1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Vita Memoir ist:
Johannes Bund
Vita Memoir
Kardinal-Döpfner-Platz 2
97070 Würzburg
Deutschland
E-Mail: hallo@vitamemoir.com
2. Worum geht es bei Vita Memoir?
Vita Memoir ermöglicht es Nutzern, persönliche Erinnerungen und Lebensgeschichten im Rahmen eines KI-gestützten Gesprächs zu erzählen, diese Informationen digital strukturieren und verarbeiten zu lassen und daraus ein persönliches Lebensbuch zu erstellen.
Aufgrund dieses Zwecks können die von Nutzern freiwillig erzählten Inhalte sehr persönliche Informationen enthalten.
Hierzu können insbesondere Angaben über Familie, Beziehungen, Lebensereignisse, Aufenthaltsorte, berufliche Tätigkeiten oder persönliche Erfahrungen gehören.
Je nachdem, was der Nutzer freiwillig erzählt, können außerdem besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein, beispielsweise Informationen über Gesundheit, ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen oder die sexuelle Orientierung.
Nutzer entscheiden grundsätzlich selbst, welche Informationen sie Vita Memoir mitteilen.
3. Registrierung und Benutzerkonto
Für die Einrichtung und Verwaltung eines Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:
- vollständigen Namen,
- E-Mail-Adresse,
- Authentifizierungs- und Kontodaten,
- Spracheinstellungen,
- technische Benutzer- und Projektkennungen,
- erforderliche Nachweise über akzeptierte Vertrags- und Datenschutzinformationen sowie abgegebene Einwilligungen.
Soweit ein Passwort verwendet wird, wird dieses nicht von Vita Memoir im Klartext gespeichert.
Für Authentifizierung und Kontoverwaltung verwenden wir derzeit Dienste von Supabase.
Die Verarbeitung der für die Einrichtung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlichen Daten erfolgt zur Durchführung des mit Ihnen bestehenden Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Soweit bestimmte Verarbeitungen auf Ihrer Einwilligung beruhen, wird hierauf gesondert hingewiesen.
4. KI-gestützte Interviews
4.1 Verarbeitung während des Gesprächs
Wenn Sie ein KI-Interview ausdrücklich starten, wird Ihre Spracheingabe technisch verarbeitet, damit ein interaktives Gespräch stattfinden kann.
Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:
- während des Gesprächs übertragene Audiodaten,
- daraus erzeugte Transkripte,
- Gesprächskontext,
- Antworten des KI-Systems,
- Sitzungs- und Projektkennungen,
- technische Statusinformationen.
Für die KI-gestützte Sprach- und Textverarbeitung setzen wir Dienste von OpenAI ein.
Während eines laufenden Interviews werden Audiodaten an die eingesetzten KI-Systeme übertragen, damit Sprache erkannt, verarbeitet und eine Antwort erzeugt werden kann.
Vita Memoir speichert derzeit keine dauerhafte Kopie des Roh-Audios.
Die finalen textlichen Gesprächsbeiträge können dagegen gespeichert werden, weil sie die Grundlage für die weitere Erstellung Ihrer Biografie bilden.
4.2 Nachverarbeitung
Nach Abschluss eines Gesprächs können die erzählten Inhalte automatisiert weiterverarbeitet werden.
Hierbei können insbesondere:
- Gesprächszusammenfassungen,
- Erinnerungen und Fakten,
- Ereignisse und Szenen,
- Themen,
- offene Erzählfäden,
- Story-Fragmente,
- Kapitelentwürfe,
- Buchstrukturen und
- weitere für die Erstellung der Biografie erforderliche strukturierte Informationen
erzeugt und gespeichert werden.
Diese Verarbeitung dient dazu, aus Ihren Gesprächen schrittweise ein strukturiertes persönliches Lebensbuch zu erstellen.
5. Besonders sensible persönliche Informationen
Vita Memoir ist darauf ausgelegt, persönliche Lebensgeschichten zu verarbeiten. Dabei können Sie freiwillig auch Informationen mitteilen, die rechtlich als besondere Kategorien personenbezogener Daten besonders geschützt sind.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Gesundheitsinformationen,
- Angaben zur ethnischen Herkunft,
- politische Meinungen,
- religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
- Angaben zur sexuellen Orientierung oder zum Sexualleben.
Die Verarbeitung solcher Informationen erfolgt nur auf einer hierfür bestehenden Rechtsgrundlage.
Soweit wir uns hierfür auf Ihre ausdrückliche Einwilligung stützen, wird diese gesondert eingeholt.
Sie sind nicht verpflichtet, solche Informationen mitzuteilen. Sie können Fragen auslassen, Gespräche unterbrechen und selbst entscheiden, welche Lebensbereiche Sie erzählen möchten.
Eine erteilte Einwilligung kann grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
6. Informationen über andere Personen
Lebensgeschichten betreffen regelmäßig auch andere Menschen.
Wenn Sie beispielsweise über Familienangehörige, Partner, Freunde, Kollegen oder andere Personen erzählen, können dadurch auch personenbezogene Daten dieser Personen verarbeitet werden.
Wir bitten Sie deshalb, bei Ihren Erzählungen verantwortungsvoll mit Informationen über andere Menschen umzugehen und insbesondere besonders sensible oder vertrauliche Angaben über Dritte nur mitzuteilen, wenn dies für Ihre persönliche Biografie erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Soweit möglich, können Personen auch ohne vollständige Namensnennung beschrieben werden.
Vita Memoir führt grundsätzlich keine eigenständige Überprüfung der von Ihnen erzählten Tatsachen über andere Personen durch.
7. Erstellung des Lebensbuchs
Aus den von Ihnen bereitgestellten und verarbeiteten Informationen können automatisiert Kapitel, Texte und schließlich das persönliche Lebensbuch erzeugt werden.
Vor der finalen Erstellung soll Ihnen Gelegenheit gegeben werden, die für das Lebensbuch vorgesehenen Inhalte zu kontrollieren und erforderlichenfalls zu korrigieren.
Die endgültige Buchfassung wird erst nach der hierfür vorgesehenen Freigabe erzeugt.
Die Verarbeitung dient der Erfüllung des von Ihnen beauftragten Vita-Memoir-Projekts.
Eine menschliche redaktionelle Schlussprüfung ist nicht Bestandteil der automatisierten Leistung, sofern dies nicht ausdrücklich anders vereinbart wird.
8. Speicherung von Transkripten und Biografieinhalten
Vita Memoir kann insbesondere folgende Informationen speichern:
- finale Gesprächstranskripte,
- Gesprächszusammenfassungen,
- Erinnerungen und strukturierte Fakten,
- Szenen und Themen,
- Story-Fragmente,
- Kapitel und Buchentwürfe,
- Korrekturen und Freigaben,
- technische Quellen- und Versionsinformationen,
- Nutzungs- und Sitzungsdaten.
Diese Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Vita-Memoir-Projekts, die Bereitstellung des Benutzerkontos oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen werden vor dem bezahlten Produktstart verbindlich festgelegt und diese Datenschutzinformation entsprechend ergänzt.
9. Hosting und technische Infrastruktur
Für den Betrieb von Vita Memoir werden derzeit insbesondere folgende technische Dienstleister eingesetzt:
Vercel
Vercel wird für die Bereitstellung der Webanwendung und damit verbundene technische Funktionen eingesetzt.
Hierbei können insbesondere technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Zeitpunkt, aufgerufene Ressourcen und technische Requestinformationen verarbeitet werden.
Vercel verwendet eine globale technische Infrastruktur. Einzelheiten zu Datenregionen und internationalen Datenübermittlungen werden vor dem bezahlten Produktstart anhand der konkret vereinbarten Vertrags- und Kontoeinstellungen abschließend dokumentiert.
Render
Render wird insbesondere für API-Dienste, Hintergrundverarbeitung und die primäre Produktionsdatenbank eingesetzt.
Die derzeit vorgesehene Produktionsregion befindet sich in Frankfurt am Main.
In der Datenbank können insbesondere Konto-, Projekt-, Transkript-, Biografie-, Nutzungs-, Job- und erforderliche Auditdaten verarbeitet werden.
Supabase
Supabase wird insbesondere für Authentifizierung und bestimmte Speicher- und Datenbankfunktionen eingesetzt.
Die verwendeten Projekte sind derzeit einer europäischen Region zugeordnet.
Weitere Einzelheiten über Unterauftragnehmer, Backup-Verarbeitung und internationale Datenübermittlungen werden anhand der konkret vereinbarten Vertragsunterlagen dokumentiert.
10. OpenAI
Für wesentliche KI-Funktionen von Vita Memoir setzen wir Dienste von OpenAI ein.
OpenAI wird insbesondere verwendet für:
- KI-gestützte Gesprächsführung,
- Spracherkennung,
- Sprachausgabe,
- Verarbeitung von Gesprächstranskripten,
- Zusammenfassung und Strukturierung,
- Extraktion biografischer Informationen,
- Erstellung von Buch- und Kapitelentwürfen sowie
- Qualitäts- und Konsistenzprüfungen.
Hierfür können die für den jeweiligen Verarbeitungsschritt erforderlichen Gesprächs- und Biografieinhalte an OpenAI übertragen werden.
Dazu können insbesondere gehören:
- Live-Audio während eines gestarteten Interviews,
- Transkripte,
- Gesprächskontext,
- Erinnerungen und strukturierte Informationen,
- Buch- und Kapitelentwürfe,
- technische Projekt- oder Sitzungskennungen.
Passwörter und Zahlungsdaten werden nicht bestimmungsgemäß als Inhalte an die KI-Systeme übertragen.
Nach den für die API-Nutzung geltenden Vorgaben werden API-Daten grundsätzlich nicht zum Training der allgemeinen OpenAI-Modelle verwendet, sofern keine entsprechende freiwillige Datenfreigabe aktiviert wurde.
Vor dem bezahlten Produktstart noch verbindlich zu verifizieren und anschließend hier zu konkretisieren:
- konkrete OpenAI-Vertrags-/DPA-Grundlage,
- tatsächliche Datenresidenz,
- etwaige Zero-Data-Retention-Konfiguration,
- Aufbewahrungsdauer bei OpenAI,
- Drittlandübermittlungen,
- eingesetzte Transfergarantien und
- aktuelle Unterauftragnehmer.
Solange diese Punkte nicht dokumentiert sind, macht Vita Memoir keine Zusage, dass die Verarbeitung durch OpenAI ausschließlich innerhalb der Europäischen Union erfolgt oder dass bei OpenAI keinerlei temporäre Speicherung stattfindet.
11. E-Mail-Kommunikation
Für bestimmte Produkt- und Transaktions-E-Mails wird derzeit Brevo eingesetzt.
Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:
- E-Mail-Adresse,
- Name, soweit erforderlich,
- Inhalt der jeweiligen Nachricht,
- Versandzeitpunkt,
- Zustellstatus,
- technische Nachrichtenkennungen.
E-Mails zur Authentifizierung können außerdem über die von Supabase verwendete bzw. konfigurierte E-Mail-Infrastruktur versendet werden.
Öffnungs- oder Klicktracking für Produkt-E-Mails wird von Vita Memoir nicht bewusst als Produktfunktion eingesetzt.
Vor Produktstart ist zusätzlich zu prüfen, ob entsprechende Trackingfunktionen im Brevo-Konto vollständig deaktiviert sind.
13. Keine Reichweitenmessung auf dieser Website
Auf den öffentlichen Seiten von vitamemoir.com setzen wir derzeit keine Reichweitenmessung, keine Werbe-Tracker und keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken ein. Schriften und Grafiken werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden dabei keine Daten an Schriftanbieter übermittelt. Sollten wir künftig eine Reichweitenmessung einsetzen, geschieht dies nur mit Ihrer Einwilligung und nach Aktualisierung dieser Datenschutzinformation.
14. Technisch erforderliche Speicherungen
Für den Betrieb der Website und des Benutzerkontos können technisch erforderliche Informationen im Browser gespeichert werden.
Hierzu gehören insbesondere Informationen für:
- Anmeldung und Authentifizierung,
- Wiederaufnahme einer aktiven Interviewsitzung,
- kurzzeitige technische Zustände während Registrierung oder Sprachinteraktion.
Soweit solche Speicherungen für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Nutzung des Dienstes technisch erforderlich sind, werden sie unabhängig von optionalen Marketing- oder Analysezwecken eingesetzt.
15. Server- und Sicherheitsdaten
Beim Aufruf und der Nutzung von Vita Memoir können aus technischen und sicherheitsbezogenen Gründen insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- IP-Adresse,
- Browser- und Geräteinformationen,
- Zeitpunkt,
- angeforderte Ressource,
- technische Request- oder Sitzungskennungen,
- Status- und Fehlerinformationen.
Soweit möglich, werden Sicherheits- und Betriebsdaten minimiert oder pseudonymisiert.
Biografieinhalte und Roh-Audiodaten sollen nicht bestimmungsgemäß in allgemeinen technischen Logs gespeichert werden.
Die konkreten Log-Aufbewahrungsfristen der eingesetzten Infrastruktur werden vor dem bezahlten Produktstart abschließend dokumentiert.
16. Zahlungsabwicklung
Für den kostenpflichtigen Bestellprozess ist Stripe Hosted Checkout als Zahlungsdienst technisch integriert. Die Zahlungsfunktion wird erst aktiviert, nachdem das Stripe-Livekonto sowie die Vertrags-, Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen geprüft wurden.
Für die Zahlung werden Sie zu einer von Stripe bereitgestellten Checkout-Seite weitergeleitet. Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
- Name und E-Mail-Adresse,
- Rechnungsadresse und Land,
- gewählte Zahlungsart,
- Betrag und Währung,
- Transaktions-, Rückerstattungs- und Streitfallstatus,
- technische Geräte-, Sicherheits- und Betrugspräventionsdaten.
Im Europäischen Wirtschaftsraum können je nach konkreter Leistung insbesondere Stripe Payments Europe Limited, Stripe Technology Company Limited und Stripe Technology Europe Limited mit Sitz in Irland beteiligt sein. Stripe kann abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang als Auftragsverarbeiter für Vita Memoir und für eigene Zwecke als Verantwortlicher tätig sein.
Vita Memoir erhält von Stripe nur die Informationen, die zur Zuordnung der Bestellung, zur Prüfung des Zahlungsstatus, zur Freischaltung der Leistung sowie zur Bearbeitung von Rückerstattungen und Zahlungsstreitigkeiten erforderlich sind. Vollständige Karten- oder Bankkontodaten werden nicht bestimmungsgemäß von Vita Memoir gespeichert.
Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für Abschluss und Durchführung des Vertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Sicherheits- und Betrugspräventionsmaßnahmen können auf berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruhen.
Stripe und seine Dienstleister können Daten weltweit verarbeiten. Soweit hierfür erforderlich, sehen die veröffentlichten Stripe-Vertragsbedingungen insbesondere das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln als Transfermechanismen vor. Maßgeblich sind die beim Produktstart tatsächlich geltenden und für das Vita-Memoir-Konto vereinbarten Bedingungen.
Weitere Informationen stellt Stripe in seiner Datenschutzerklärung und im Stripe Privacy Center bereit.
17. Fotos und Dokumente
Der Upload eigener Fotos ist derzeit nicht freigeschaltet.
Soweit eine solche Funktion künftig angeboten wird, wird diese Datenschutzinformation vor ihrer Aktivierung entsprechend ergänzt.
Nach der derzeit vorbereiteten technischen Architektur sollen hochgeladene Bilder ausschließlich in privaten Speicherbereichen abgelegt werden.
Eine KI-basierte Analyse hochgeladener Bilder ist derzeit nicht vorgesehen.
18. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur solchen Empfängern zugänglich gemacht, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Hosting- und Infrastrukturunternehmen,
- Authentifizierungs- und Speicheranbieter,
- KI-Dienstleister,
- E-Mail-Dienstleister,
- künftig Zahlungsdienstleister,
- gegebenenfalls sonstige technische Auftragsverarbeiter.
Eine Verwendung Ihrer persönlichen Lebensgeschichte zu Werbe-, Trainings- oder Forschungszwecken erfolgt nicht allein aufgrund der Nutzung von Vita Memoir.
Insbesondere werden persönliche Biografieinhalte nicht ohne eine gesonderte Rechtsgrundlage als Testimonials oder Werbebeispiele veröffentlicht.
19. Internationale Datenübermittlungen
Einige eingesetzte Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums oder nutzen internationale technische Infrastrukturen.
Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden und hierfür kein Angemessenheitsbeschluss besteht, müssen die gesetzlich erforderlichen Voraussetzungen für die Übermittlung erfüllt werden.
Hierzu können insbesondere geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln gehören.
Die konkreten Transfermechanismen der eingesetzten Anbieter werden vor dem bezahlten Produktstart anhand der tatsächlich bestehenden Vertragsbeziehungen abschließend dokumentiert.
20. Löschung des Benutzerkontos
Sie können die Löschung Ihres Vita-Memoir-Kontos und Ihrer Biografie verlangen bzw. die hierfür bereitgestellte Löschfunktion verwenden.
Nach Einleitung der Löschung wird der Zugang gesperrt und die Löschung der betreffenden Projekt- und Kontodaten durchgeführt.
Bestimmte Informationen können ausnahmsweise länger gespeichert werden, wenn hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Bereits in Sicherungskopien enthaltene Daten können bis zur regulären Überschreibung der jeweiligen Sicherungskopie verbleiben. Sie dürfen währenddessen nicht wieder für den normalen Produktbetrieb verwendet werden.
21. Ihre Datenschutzrechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten,
- Berichtigung unrichtiger Daten,
- Löschung personenbezogener Daten,
- Einschränkung der Verarbeitung,
- Datenübertragbarkeit,
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an
wenden.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
22. Sicherheit
Vita Memoir setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Hierzu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Authentifizierungs- und Berechtigungssysteme, private Speicherbereiche, projektbezogene Zugriffsprüfungen und technische Protokollierungs- und Sicherheitsmaßnahmen.
Da Vita Memoir besonders persönliche Lebensinformationen verarbeiten kann, werden Zugriffsrechte auf diese Informationen nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit beschränkt.
23. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung
Die eingesetzten KI-Systeme dienen der Gesprächsführung, Strukturierung und Erstellung biografischer Inhalte.
Vita Memoir trifft auf Grundlage dieser Verarbeitung keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Sie, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
24. Änderungen dieser Datenschutzinformation
Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website von Vita Memoir bereitgestellt.